2009年3月30日 星期一

KM成功案例的要素與心得_日盛金控

日盛金控跨越資訊孤島
--用智識蘊育永續競爭力

客戶現況
  • 以 IT 整合不同事業體 創造知識共享
  • 打破人在組織中獨立運作的限制與盲點

解決方案

  • 導入微軟整體方案 提昇營運效率消除資訊孤島

效益

  • 讓系統擁有人工智慧 讓人員降低學習曲線

要素與心得

以日盛金控的例子來看,他所實行的知識管理,是將公司員工的智慧,以IT來做有效的管理及整合。對於一般沒有做知識管理的公司來說,隨著人員的流動,知識也隨之來來去去,因此我認為日盛金控這麼做,不僅能建立起龐大的知識庫,也能夠經由翻閱以往的歷史紀錄來比對現在的知識,來加以做比較及修改。就像文中所提到的"如何透過知識的有效累積,發揮日盛 IT 資源的綜效"可看出,不僅知識的累積是個重點,能夠有效管理及運用這些知識更是促進一個金控公司蓬勃發展的要素。

2009年3月22日 星期日

知識管理失敗案例_中國惠普

2003年4月,當高建華再次離開中國惠普時,他在這家前後工作了10多年的公司已是三進三出。 每次離開時,高的職務分别是業務發展經理、市場總監和副總裁兼首席知識執行官(CKO)。 僅從職務上看,高建華每次重回惠普都獲得了更大的影響力;不同的是,這一次,高的影響力將更多地從他離開後的中國惠普身上折射出來。

高建華走後,中國惠普沒有再設置CKO一職,甚至也不再揮舞它一度高舉的知識管理旗幟。 據《IT時代周刊》記者從惠普內部了解,高建華曾在中國惠普推行知識管理的措施和活動,現在大多已停頓。 此外,考核、驗收知識管理效果的機構也已撤消。由此可見,高建華在中國惠普所推行的知識管理儘管得到了中國區總裁孫振耀的大力支持,但並未得到惠普總部的認可。


高建華推進的知識管理

首先,在高建華的帶領下,中國惠普建立了一個知識管理委員會,成員來自生產、行政、財務、人事等各部門,該委員會的作用是,建立惠普知識管理框架,遴選、評估、實施項目。

隨後,在孫振耀的支持下,由高建華牽頭在中國惠普成立了讀書會——後來發展到70多個。 中國惠普所有的員工分地區、按興趣,自願組合成不同主题的讀書會,每個月推薦出最值得閱讀的10本書,附上員工評語。 高建華認為,這種方式可以加快學習週期,提高學習效率,使惠普員工更有針對性地去閱讀;同時在互動分享中,誕生新的思想和創意。

再就是高建華在惠普內部經常進行的一種小組討論:每個小組自己報題目,準備內容,然後以演講的形勢討論1~2小時。 高建華期望通過這種形式,讓員工養成善于表現自己、以提升在組織內影響力的習慣。他認為,這必然有利於在公司內形成共享知識的氛圍。

此外,高建華還大力推動了惠普商學院的建立和各種內部培訓活動的開展

在應用IT手段建立知識分享系統方面,中國惠普總結出一系列成功和失敗案例知識庫,供員工在發展客戶時藉鑑和作為展示範例。 同時,惠普在內部設有自學網頁,供員工自學、檢查自己在業務上的掌握程度。

中國惠普知識管理與惠普總部的差異

惠普總部實施的3項效果最顯著的知識管理項目是:“培訓師交易站”;引導員工查找內部專家的“Connex”嚮導;作為惠普經銷商資源的“惠普網絡新聞”。

“培訓師交易站”是由惠普教育組織的基層員工Bruce Karney建立。 2年前,Karney開始研究惠普教育者們的知識共享的途徑問題。隨後,他運用Lotus Notes技術建立了“培訓師交易站”知識庫,為教育者提供培訓主題的討論數據庫、培訓的文檔集合資料庫。

惠普研發部門在上世紀80~90年代曾遭遇過人才斷代,為解決這一問題,惠普在90年代中期建了名為Connex的專家互聯網絡,將已離開惠普研發部門的老專家、老工程師以網絡聯接起來,並以“專家地圖”的形式在系統中展示。 這樣,新手就能輕易地憑藉Connex系統與專家溝通。 Connex系統關注的焦點是,如何去創建一個容易被大多數人所理解的、準確反映實驗室中廣泛知識領域、並易於管理的數據庫知識目錄的列表。

惠普網絡新聞”是惠普最早啟動的知識管理項目之一,就是為計算機生產部門的經銷渠道提供有關惠普的生產知識。

深圳市藍凌管理諮詢支持系統有限公司的知識管理專家鄧文彪博士表示,在知識管理的實踐中,惠普總部和中國公司的最大差別,就在於是否將所有的知識管理都緊密地結合在具體業務工作中。

鄧在接受《IT時代周刊》採訪時一針見血地指出:“中國惠普的知識管理過多地從願望、而不是從解決實際工作問題的需求出發。雖然也開展了一系列的知識管理活動,但這些活動都是憑熱情和領導要求進行的,並未成為員工自覺的工作行為。這樣,一旦作為推動者的領導離開,知識管理活動必然難以為繼。”鄧認為,這正是在中國惠普在合併後,知識管理無法繼續實施的主要原因之一。

鄧文彪還批評了高建華信奉的“先有文化、再有內容、後有系統”的知識管理推動過程。 鄧表示,這使得知識管理的固化喪失了時機。 所以惠普合併康柏後,由於那些知悉或掌握知識管理方法過程的群體紛紛拆散、流動,使得嵌入在這些群體中的整體方法、過程和文化都隨之流失和被破壞。 鄧進一步認為,對知識管理理念的導入和用具體管理制度、IT手段將其固化的過程,應該並行地開展,這樣才能延續知識管理的內容和過程。

而惠普總部就是從逐步解決實際問題入手的,使知識管理一開始就結合入實際工作;但中國惠普僅從知識管理的理念認識入手,一開始就脫離了具體的實際工作問題。

中國惠普知識管理之敗的反思

目前,中國惠普的知識管理基本上已經偃旗息鼓。

該惠普商學院高層人士表示,知識管理在中國惠普的理念導入先於具體固化手段,並非問題所在。 惠普公司管理的是知識員工,作為一個管理者,手下的知識員工能否接受領導者推行的理念,從根本上決定了領導者的管理措施能否得到有效執行。

正如後來高建華自己所承認,在合併伊始人心未定之時,強行推動知識管理,讓員工寫出相關崗位的信息,往往適得其反——員工會認為公司管理層們想要監控員工——即使寫出部分內容,也會出現很多水分,結果往往失敗。 無疑,知識是隱性的,管理知識顯然比管理財物要難得多。

而在業內人士看來,正是惠普和康柏的整合,使得它難以顧及不能對業績產生更直接影響的知識管理,“公司管理由簡到繁有很大發展,一開始是生產管理,然後是財務、人力資源、組織管理。新惠普又回到更需要生產管理、財務管理的階段。”這是業內的一種普遍看法。

然而,惠普真的這樣缺乏長遠眼光嗎?

或許不該忽視的事實是,惠普公司其實是以分散的組織結構體制和運行模式而著稱的。 業績出眾的業務部門,在惠普有高度自治權,幾乎不存在內部組織對信息、資源或者跨部門員工的共享。 惠普的管理者感覺到,由部門分權制帶來的強大業務細分,是公司近期成功的一個關鍵因素。 雖然惠普在企業文化上是開放共享的,但是很少有業務部門願意把時間和財力投入到這種“融合”的努力當中,因為這些努力對本部門不會有立竿見影的回報。

而正如內外部的專業人士們所共同質疑的那樣:在惠普這樣一個組織結構分散的公司中設立一個CKO有意義嗎? 從這個意義上看,高建華從惠普黯然出局,或許並不在於他在推進知識管理之時遭遇惠普康柏合併的意外,而在於他根本就坐到了一個尷尬的位置上。

資料來源 http://0rz.tw/YSLp6

2009年3月14日 星期六

知識管理成功案例_日盛金控

日盛金控跨越資訊孤島
--用智識蘊育永續競爭力

日盛證券成立早在 1960 年, 2002 年,集團轉型提升為金控公司。沒有文化整合障礙、擁有強勢通路與多元衍生性商品,是日盛金控發展的最大優勢。
日盛資訊處的研發創新能力是整個金融業界有目共睹的。2002 年,日盛金控率風氣之先與 MSN 合作,透過 MSN 網站的理財頻道提供股票與基金服務,並推出國內第一個個人化即時股市資訊標籤 (Tab) 服務。另外,資訊處獨創『交易存摺帳簿』服務,提 供客戶每日交易記錄及信用帳戶餘額,便於客戶每日對帳使用,是以資訊能力提升客戶服務品質的最佳例證。2004 年初領先導入的整合下單軟體,更是目前最新的成就。


客戶現況

以 IT 整合不同事業體 創造知識共享
日盛金控整合銀行與證券兩大事業體。因為整合營運、共同行銷,日盛金控新商品開發的速度非常快,對集團資 訊與 IT 資源整合的需求也就更迫切,日盛金控成立的第二年,資訊部門的編制便從原來的100多人,迅速成長為 200 多人。「日盛必須借重資訊科技,全力朝向自動化的營運,讓資訊跨不同事業體快速流通分享,進行知識管理。」

在工作量激增及人員倍數成長的挑戰背後,日盛金控 IT 部門長期苦思的是,如何透過知識的有效累積,發揮日盛 IT 資源的綜效。

打破人在組織中獨立運作的限制與盲點
因為知識財產的無形特性,一個能夠有效累積知識的機制,往往是企業知識管理中最困難的一環。IT 人員的經驗傳承也是一樣的,往往企業最重要的系統管理就依賴少數幾個資深 IT 人員的 經驗,不易傳承也無法管理,人員一但異動,將造成系統維護及發展上的極大困擾。林道孝副處長就直言:「日盛非常希望打破人在組織中獨立運作的限制與盲點,發揮資訊整合、協同作業及知識管理的效能。」

負責第一線規劃建置日盛金控資訊安全智能庫的資訊處專案襄理陳新瑋也表示,企業的資訊部門除了執行 IT 基礎建設、管理主機、作業系統維護外,必須要能看到企業 e 化的未來需求,清楚分辨企業顯性與隱性的 IT 需求,並且作前瞻性的規劃。陳新瑋說,如何整合異質系統與分散的資料是 IT 面臨最大的挑戰,以 e 化快速取得資訊、快速回應,及時處理,並將所有處理過程自動化,紀錄處置的軌跡成為知識資料庫,進行知識管理,是提升日盛金控企業競爭力的必要途徑。

解決方案

導入微軟整體方案 提昇營運效率消除資訊孤島
這次日盛金控領先業界導入微軟 Office InfoPath 2003 及 Office SharePoint Portal Server 2003,開發集團內部自動化資訊安全智能庫,希望讓日盛金控有效縮短處理新資訊安全議題時的時間及人力成本,便於同仁主動提供、檢索資訊安全相 關做法及資訊,建立日盛金控知識管理的自動化機制。陳新瑋表示,採用微軟的技術與服務,主要是因為微軟的系統整合性高、彈性強,微軟不僅單純地提供技術支援,更可貴的是,微軟瞭解使用者真正的需求,能提出切中需要的解決方案。再則 Office 2003 原本就是為知識工作者的需求而設計,SharePoint Portal Server 2003 搭配 Office 2003 發揮如虎添翼的群組協同作業強效,是建立知識管理系統、消除「資訊孤島」的最佳選擇 。

日盛金控透過 SharePoint Portal Server 2003 部署的資訊安全智能庫,讓系統透過 Web Part 自動偵測、收集各類網站上的安全資訊,在第一時間自動發佈安全公告給相關的人員,讓負責人員進行資料分類及分析作業,排定修正作業時程,進行測試、回報等作業。陳新瑋指出,e 化的精義就是透過自動化的流程,盡量降低人為 操作的不透明性,及人工作業造成的延遲。

這個方案中還利用 Windows SharePoint Services 技術,讓團隊小 組得以將資訊發佈到整個組織。使用者可以從系統和報告中,擷取、重複利用適時且相關的資訊,並迅速地找出並存取相關資訊文件、專案和最佳實證,還可依主題整理文件和資訊,瀏覽相關的內容,當加入新資訊或現有資訊產生變更時,系統也會自動提醒相關成員,讓成員更有效地利用該項資料。

日盛金控以資訊安全智能庫,不只依賴資訊安全元件的防禦 (Reactive),還透過主動的系統安全分析管理 (Proactive),作前置式、即時性的各階層 IT 人員協同作業管理,更重要的是所有的作業軌跡都能透過系統加以保留儲存,以備查詢,所有的事件,如何發生、如何處置、如何排除,都有完整的紀錄,這就是集團在資訊安全上的無價之寶。

效益

讓系統擁有人工智慧 讓人員降低學習曲線
「讓系統擁有人工智慧、透過 e 化系統作知識管理,是日盛金控資訊知識管 理系統全力以赴的目標。」陳新瑋說,現階段的科技還無法做到讓系統完全依照人的思考作出正確的判斷,但是目前的自動化系統加上人機互動的機制,可以讓系統盡量模擬人的處理方式,並將所有的知識軌跡加以儲存。當日盛透過這套系統不斷累積知識資訊,有效進行透明化的知識管理時,不僅可排除組織成員異動,素質不均等人為因素的影響,其所累積的知識庫將成為企業無價的資產,新進人員藉由系統的協助與知識庫的查詢,很快就可直接上線,降低學習曲線。

日盛金控開放系統的技術補給線

「日盛金控系統的平台建置,都以微軟 為單一技術補給線。」林道孝副處長表示,微軟提供的軟體及技術服務整合性最完整而周延,因此日盛採用微 軟的系列解決方案,建構讓日盛金控得以提高營運效率,追求最高獲利、最高客戶服務滿意營運目標的 e 化系統 。

而對於資訊安全智能庫的導入來說,因為日盛金控專注於微軟的軟體與技術服務,內部成員都習慣微軟親和 的整合介面,而 SharePoint Portal Server 2003 穩定性良好,也不需作特別的系統維護,系統使用效益更容易顯現。陳新瑋進一步表示,組織內資深人員對導入新系統帶來的效益感受特別深刻,因為資深人員對 e 化的知識 管理期許更深,如果用易於導入和使用的方案,可以讓資深人員更快體驗到效益。

在微軟的協助下,日盛金控逐步地架構知識管理體系,全力降低依賴人機介面操作的比例,陳新瑋不諱言要做到讓系統擁有完全的人工智慧,完全如人腦般的思考運作,現階段還無法完成,但微軟的解決方案,的確已經讓日盛金控的 e 化知識管理系統令人充滿期待。

精益求精 真正將 IT 化為競爭力
「目前有效的把資訊分門別類建檔管理只是跨出第一步,知識管理要做到系統能分辨輕重緩急、要能判斷風險係數的強度。」資訊長柯定旺再度指出未來日盛知識管理要走的方向:「日盛的知識管理未來還要做到使用者發生任何疑問時,系統能快速的提供解決的方法,不要讓使用者在電腦資料庫裡翻箱倒櫃。」

簡單又實際的兩句話,點出日盛金控未來在知識管理上的自我期許。不已 現狀自滿,更高的企圖心寫在柯定旺先生臉上。日盛金控果然已經將IT實力當作核心競爭力,日日精益求精,目標是金控霸業的最後勝利。

2009年3月8日 星期日

為什麼會選修知識管理?

一直以來
我唸書及對周遭事物資訊的接收
都是很混亂
沒什麼整理規劃的
因此
希望藉由這門課
提升我組織及管理的能力
也希望上完這門課能夠真的把我腦子裡的東西管好
變聰明一點